O que fazer quando há mais trabalho do que sua equipe consegue absorver

Veja como encontrar um meio-termo saudável quando o volume de trabalho aumenta, mas os recursos para dar conta de tudo diminuem.

Envolva sua equipe na busca por soluções. Como eles vivenciam a operação no dia a dia, podem enxergar alternativas que passam despercebidas pela liderança. Experimente dizer: “Recebemos a missão de incorporar uma nova prioridade. Com tudo o que já temos em andamento, preciso da opinião de vocês sobre o que pode ser pausado, reduzido ou cortado para abrir espaço.”

Advogar junto à liderança também é essencial. Em cargos mais altos, parte do trabalho é fornecer ao conselho e aos executivos uma visão realista dos riscos e das condições necessárias para alcançar resultados. Isso pode significar negociar um prazo maior, pedir apoio de um contratado temporário ou buscar recursos emprestados de outra área.

Antes de realocar pessoas, alinhe-se com seu próprio gestor. Um aviso simples, como “estamos retirando recursos do projeto X para avançar no projeto Y”, evita questionamentos posteriores e serve de exemplo de transparência para toda a organização.

Grande parte das decisões sobre prioridades e concessões fica apenas na cabeça dos líderes. Tornar esse processo explícito ajuda o time a agir com mais autonomia.

Explique aos seus principais subordinados:

Seus gestores diretos podem estar absorvendo atividades que poderiam ser executadas por suas próprias equipes. Na próxima conversa individual, pergunte: “O que você poderia repassar para outra pessoa do time, mesmo que seja algo pequeno?”

Ajude-os a entender que delegar não significa transferir tarefas desagradáveis, mas oferecer a outras pessoas exposição a novas áreas do negócio e oportunidades de desenvolvimento.

Faça o mesmo com áreas parceiras. Incentive seus líderes a identificar atividades que façam mais sentido em outros departamentos e autorize conversas sobre essa redistribuição de responsabilidades.

A motivação das pessoas precisa superar a sensação de que estão apenas recebendo mais uma tarefa.

Mostre claramente o que elas podem ganhar com o esforço adicional. Isso pode significar maior visibilidade com clientes estratégicos, responsabilidade ampliada sobre resultados financeiros ou uma experiência que favoreça futuras promoções.

Também é importante explicar como a nova demanda contribui para as metas da área. Em vez de parecer apenas mais trabalho, ela passa a ser vista como um passo em direção a um objetivo relevante.

Às vezes, o papel da liderança é sustentar expectativas mesmo diante de reclamações ou resistência.

Quando a equipe entende que determinada prioridade não será revertida, tende a direcionar energia para encontrar soluções. Isso pode estimular criatividade e adaptação.

Uma técnica útil é a do “disco riscado”: reafirmar calmamente a mesma mensagem. Exemplos:

Lidar bem com períodos de sobrecarga é uma demonstração de maturidade executiva. Mostra que o líder sabe criar condições para entregar mais resultados sem assumir tudo sozinho, ao mesmo tempo em que desenvolve sua equipe.

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