Nota fiscal: 3 pontos que as empresas devem acompanhar com a contabilidade

Para muitos pequenos e médios empresários, a emissão de notas fiscais é uma rotina que acaba ficando quase inteiramente nas mãos do escritório de contabilidade. O problema é que, com a reforma tributária e a entrada gradual de novas regras, essa distância pode aumentar o risco de erros em um momento de transição mais complexa.

Mudanças em classificações, campos obrigatórios, cadastros e sistemas exigem atenção não só de quem presta o serviço contábil, mas também de quem fornece as informações que dão origem às notas. Quando algo sai errado, o problema pode chegar à escrituração, à apuração dos tributos e até à relação com clientes.

O InfoMoney ouviu especialistas para entender quais pontos merecem atenção nessa rotina, e como as empresas podem acompanhar o trabalho do escritório de contabilidade. Veja a seguir os principais pontos que eles destacaram.

Contratar um escritório de contabilidade não transfere para ele todas as responsabilidades relacionadas à emissão de notas fiscais.

Cabe a ele orientar sobre as regras tributárias, revisar parametrizações e cumprir as atribuições previstas no contrato. Já a empresa responde pelos dados da própria operação, como:

“A nota fiscal nasce de uma operação da própria empresa , que responde perante o Fisco pela correção das informações e pela emissão no prazo adequado”, afirma Antonio Carlos Santos, presidente do Sescon-SP e da Aescon-SP.

Francisco Paludo, advogado tributarista e sócio da Tahech Advogados, recomenda que essa divisão de atribuições também esteja clara no contrato com o escritório , incluindo quem cuida da parametrização dos sistemas, da revisão das notas e da comunicação de mudanças que afetem a empresa.

Acompanhar a contabilidade não significa revisar nota por nota ou dominar códigos fiscais. O empresário pode pedir informações que mostrem se as conferências estão sendo realizadas e se cadastros e sistemas acompanham as mudanças.

Entre os pontos que podem fazer parte desse acompanhamento estão:

Paludo recomenda pedir relatórios de notas rejeitadas ou com inconsistências, com a indicação do motivo e da correção adotada.

“Mais importante do que receber a informação de que ‘está tudo certo’ é ter evidências objetivas de que a conferência foi realizada”, afirma.

Edson Hideki, sócio-fundador da REVIO, acrescenta que o acompanhamento pode incluir relatórios de cruzamentos e conformidade, o registro das divergências encontradas e a verificação de que o sistema emissor está atualizado e os cadastros passaram por revisão. Ele também recomenda pedir ao escritório um plano de transição por escrito.

Durante a transição da reforma tributária , esse acompanhamento também envolve classificações como NCM, NBS, CST e Classificação Tributária, além dos campos relacionados ao IBS e à CBS. Antonio Carlos Santos, presidente do Sescon-SP e da Aescon-SP, chama atenção ainda para a atualização e a parametrização correta dos sistemas.

Quando uma nota apresenta erro, o primeiro passo é identificar sua origem. O problema pode estar em uma informação fornecida pela empresa, no cadastro, na parametrização do sistema ou na aplicação da regra tributária.

A forma de correção varia conforme o erro e o documento envolvido. Dependendo do caso, pode ser necessário cancelar a nota, emitir carta de correção, fazer outro documento fiscal de ajuste ou retificar informações já escrituradas.

Também é importante verificar se o mesmo problema atingiu outras operações. Um cadastro ou parâmetro incorreto, por exemplo, pode ter sido usado na emissão de várias notas.

Hideki recomenda registrar a ocorrência por escrito e pedir respostas objetivas sobre cinco pontos:

“Corrigir a nota resolve a consequência. Corrigir o cadastro resolve o problema” , resume Hideki.

Antonio Carlos Santos afirma que empresa, contador e, quando necessário, fornecedor do sistema devem atuar em conjunto quando a origem estiver na parametrização ou no fluxo de informações.

Paludo acrescenta que, se o erro tiver reflexos na escrituração, na apuração de tributos ou no aproveitamento de créditos, esses efeitos também precisam ser verificados durante a correção.

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