Emitiu nota fiscal sem IBS e CBS? Veja os riscos e como corrigir

A empresa emite normalmente as notas fiscais conforme as vendas acontecem. Para quem está concentrado na operação, o fato de o sistema confirmar a autorização parece um sinal suficiente de que está tudo certo.

Mas uma nota pode ser autorizada pelo sistema e, ainda assim, estar incompleta do ponto de vista fiscal. É justamente essa diferença que exige atenção durante a transição que a reforma tributária prevê para IBS e CBS.

Desde agosto deste ano, as empresas passaram a ter de informar esses tributos nos documentos fiscais conforme um cronograma que varia de acordo com o tipo de nota, atividade e regime tributário. Algumas validações que fariam o sistema rejeitar automaticamente documentos foram adiadas, mas a obrigação de preenchimento continua valendo nos casos em que já entrou em vigor.

“Autorização não é validação” , resume João Henrique Gasparino, diretor executivo da NimbusTax. Segundo ele, a empresa pode receber o protocolo e continuar faturando normalmente, mesmo que a nota esteja em desacordo com as novas exigências.

Deixar a nota sem IBS e CBS pode caracterizar descumprimento de obrigação acessória , explica Caio Ramos Báfero, advogado do Fabio Kadi Advogados.

João Henrique Gasparino observa que há ainda um possível efeito financeiro em 2026, cujo alcance não está totalmente detalhado pela legislação. O cumprimento das obrigações acessórias é uma das condições para manter a dispensa do recolhimento de IBS e CBS durante a transição.

Além disso, o problema pode ultrapassar a relação com o Fisco. Uma nota incorreta pode exigir ajustes com o cliente e gerar divergências na apropriação de créditos tributários, especialmente à medida que o novo sistema avance.

Segundo Joselene Almagro Poliszezuk, advogada tributarista do Poliszezuk Advogados, já há multas previstas para erros relacionados ao IBS e à CBS. Para falhas no preenchimento dessas informações, a penalidade pode ser de 20 UPF por período de apuração (hoje, R$ 4 mil) e chegar a 30 UPF (R$ 6 mil), quando houver intimação fiscal.

“A cobrança é feita por período de apuração, e não por cada nota emitida com erro”, ressalta a advogada.

2026 ainda funciona como um período de adaptação para as empresas. Se houver autuação por descumprimento dessas obrigações, o contribuinte pode ser intimado a corrigir a omissão em até 60 dias. Feita a regularização no prazo, a penalidade é extinta.

Também está em vigor o Programa Nacional de Conformidade Tributária , voltado à adaptação das empresas durante a transição. A recomendação prática é aproveitar esse período para identificar e corrigir inconsistências antes que elas se acumulem.

Se a empresa perceber um erro nos campos de IBS ou CBS, não deve simplesmente cancelar a nota e emitir outra . O primeiro passo é verificar o que aconteceu com a operação.

Se a venda ou o serviço não chegaram a se concretizar, pode caber cancelamento. Se a operação ocorreu e depois foi desfeita, o tratamento pode ser de devolução ou estorno. Já quando a operação continua válida e o problema está apenas nas informações tributárias da nota, a correção deve ser feita pelo documento adequado ao tipo de erro.

João Henrique Gasparino explica que, se o tributo foi informado a menor, pode ser necessária uma nota fiscal complementar. Quando há valor a maior ou determinados ajustes posteriores, podem ser utilizadas notas de crédito ou de débito. Na nota de serviço, o procedimento usual é a substituição da NFS-e, conforme as regras aplicáveis ao documento.

A carta de correção tem uso mais restrito. Ela pode servir para erros formais, mas não para alterar informações que interferem no cálculo de IBS e CBS, como base de cálculo, alíquota ou valores.

O cancelamento também exige cautela. Além de estar sujeito a prazo e às condições previstas para cada documento fiscal, fazê-lo depois de a operação já ter ocorrido pode gerar uma nova infração. A legislação prevê multa de 66% do tributo de referência em determinadas hipóteses de cancelamento após o fato gerador e de 33% quando ele é feito fora do prazo.

O primeiro cuidado é verificar qual cronograma se aplica à empresa . A obrigatoriedade de informar IBS e CBS não começou ao mesmo tempo para todos e varia conforme o documento fiscal, a atividade e o regime tributário.

Como vimos, também não basta confiar no fato de a nota ter sido autorizada. João Henrique Gasparino recomenda conferir o próprio arquivo eletrônico, o XML, onde ficam registradas as informações efetivamente enviadas ao Fisco.

Joselene Almagro Poliszezuk chama atenção para outro ponto: muitos erros podem estar nos cadastros e na classificação tributária de produtos e serviços , e não apenas no sistema usado para emitir a nota. Uma parametrização incorreta pode se repetir em diversas operações antes de ser percebida.

Para quem não acompanha diretamente a área fiscal, a providência mais simples é confirmar com o contador ou responsável da empresa se as notas já estão sujeitas às novas exigências e se os campos de IBS e CBS estão sendo preenchidos e revisados corretamente.

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